Особенности поставок

Работа по подготовке и заключению договоров на следующий год начинается в октябре месяце текущего года и заканчивается в январе года действия.

Последовательность заключения договора следующая: Вы присылаете в адрес службы маркетинга заявку на заключение договора, в которой указаны все реквизиты Вашего предприятия. Форму заявки Вы можете скачать с нашего сайта. Обращаем Ваше внимание, что объемы отгрузки вносятся в договор только после согласования со службой сбыта КУП "Слонимский ДСЗ" в процессе обсуждения Вашей заявки.

С целью установления на коммунальном производственном унитарном предприятии «Слонимский дробильно-сортировочный завод» единого подхода к заключению договоров поставки готовой продукции на предприятии действует стандарт СТП 7.2 – 2008 «Стандарт предприятия. Заключение договоров поставки продукции». Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения, регистрации и хранения договоров поставки готовой продукции. СТП 7.2 – 2008 разработан в соответствии с требованиями п.4.2.3 СТБ ISO 9001- 2009 и СТП 4.2.3-01-2008.

Ответственным за оформление договоров поставки готовой продукции и их своевременное согласование в установленном порядке является ведущий специалист по снабжению и сбыту.

Процедура заключения договоров на поставку готовой продукции включает следующие действия:

подготовка проектов договора поставки;
согласование, подписание и регистрация договора поставки;
изменения и дополнения к договору поставки;
хранение договоров поставки.

ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Основанием для подготовки проекта договора поставки является предложение покупателя в виде предварительной устной договорённости между сторонами по телефону или заявки, переданной по факсимильной связи или средствами интернет.

Заявку покупателя получает ведущий специалист по снабжению и сбыту, он проводит анализ возможности выполнения всех требований покупателя и проверяет наличие всех данных (номенклатура продукции, количество, цена, условия оплаты и поставки, юридический адрес и банковские реквизиты покупателя), необходимых для заключения договора. По недостающей информации делается дополнительный запрос у покупателя. Далее заявка регистрируется в «Журнале регистрации заявок от потребителей».

Проект договора поставки готовой продукции оформляет ведущий специалист по снабжению и сбыту на базе типового договора в соответствии с полученной заявкой.

СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Ведущий специалист по снабжению и сбыту согласовывает проект договора поставки с главным бухгалтером, главным экономистом, юрисконсультом.

Согласованный проект договора в 2-х экземплярах отдается на подпись директору. Подписанный договор поставки (оферта) регистрируется юрисконсультом в «Журнале регистрации договоров».

После надлежащего оформления договора все материалы по договору подлежат передаче покупателю или контрагенту для надлежащего их оформления другой стороной в порядке, установленном настоящим СТП.

В случае необходимости срочного заключения договора документы (включая договор) отправляются по факсу или электронной почте. В случае обычного производства документы высылаются по почте вместе с сопроводительным заказным письмом.

Сопроводительные письма оформляются в 2 двух экземплярах и заполняются в соответствии с правилами делопроизводства. Подписанное письмо скрепляется печатью предприятия, приобщаются к пакету отправляемых покупателю документов и передаются секретарю для регистрации в журнале исходящих документов и отправки вышеназванным способом. Второй экземпляр сопроводительного письма, копия договора и копии прилагаемых документов (дополнительных соглашений, протоколов согласования разногласий, спецификаций) остаются у ведущего специалиста по снабжению и сбыту и подшивается в деле договоров.

В случае передачи документов в адрес контрагента с водителем-экспедитором или другими представителями предприятия, а также путём непосредственной передачи представителю покупателя либо представителю органов транспорта покупателя, ведущий специалист по снабжению и сбыту делает в журнале регистрации заявок от покупателей соответствующую отметку о переданных документах, каким способом, какому лицу они были переданы, истребует подпись лица, которому передаются документы вместе с сопроводительным письмом (при необходимости его приложения).

Ведущий специалист по снабжению и сбыту контролирует сроки возврата договора от покупателя согласно порядку, установленного СТП, а также на основании сроков возврата, указанных в договорах, документов к ним, сопроводительных письмах и в общем порядке, установленном действующим законодательством.

Оригиналы договора и документов к нему должны быть истребованы ведущим специалистом по снабжению и сбыту в любом случае в установленном порядке и сроки.

Такой же порядок устанавливается и для документов, поступивших по факсимильной или иной связи, позволяющей установить дату, время поступления документа и от кого он поступил.

Все сроки по дальнейшему производству поступивших документов исчисляются с момента поступления документа поставщику от покупателя по календарному штемпелю на конверте либо отметки на факсимильном экземпляре документа.

Максимальный срок для осуществления функций по заключению договоров, переписке по ним, урегулированию разногласий и исполнению договоров регламентируется соответствующими положениями Гражданского Кодекса Республики Беларусь (30 календарных дней – для рассмотрения оферты, акцепта, протоколов разногласий и других предложений) и другим действующим законодательством.

Персональную ответственность по контролю за возвратом договоров несет ведущий специалист по снабжению и сбыту.

Договор вступает в силу и становится обязательным для обеих сторон с момента его заключения (подписания сторонами и скрепления печатями).

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ДОГОВОРУ

Изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением и действительны, если они составлены в письменном виде, подписаны и скреплены печатями обеих сторон.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью договора и отдельно от него не действует.